Mekkora iroda kell valójában? Így érdemes meghatározni a megfelelő irodaterületet

Egy új iroda keresésekor az egyik első kérdés szinte mindig ugyanaz: mekkora területre van szüksége a vállalatnak?

Elsőre egyszerűnek tűnhet a válasz: meg kell nézni a dolgozói létszámot, majd kiszámolni, hány négyzetméterre van szükség. A gyakorlatban azonban ennél jóval több szempontot érdemes figyelembe venni.

A hibrid munkavégzés, a tárgyalók és közösségi terek szerepe, a várható létszámváltozás, valamint az iroda kialakítása mind jelentősen befolyásolhatja, hogy mekkora terület jelent valóban hatékony és hosszú távon is fenntartható megoldást.

A létszám önmagában már nem elég

Korábban az irodaméret meghatározása sok esetben elsősorban a dolgozói létszámból indult ki.

Ma azonban két azonos létszámú vállalat teljesen eltérő területigénnyel rendelkezhet.

Egy olyan cégnél, ahol a munkatársak szinte minden nap az irodában dolgoznak, más elrendezésre és munkaállomás-számra lehet szükség, mint egy olyan szervezetnél, ahol a munkavállalók jelentős része hibrid rendszerben dolgozik.

Érdemes ezért már az irodakeresés előtt megvizsgálni:

• átlagosan hány munkatárs tartózkodik egyszerre az irodában,
• mely napokon a legmagasabb a kihasználtság,
• szükséges-e mindenkinek saját munkaállomás,
• mennyi időt töltenek a kollégák tárgyalásokon vagy közös munkával,
• és mennyire kiszámítható a heti irodai jelenlét.

A tényleges használati szokások sok esetben többet mondanak a szükséges területről, mint a teljes dolgozói létszám.

Nem csak munkaasztalokból áll egy iroda

A szükséges terület meghatározásakor gyakori hiba, hogy a számítás szinte kizárólag a munkaállomásokra koncentrál.

Egy modern iroda azonban ennél jóval több funkciót lát el.

Helyet kell biztosítani például:

• tárgyalóknak,
• telefonálásra alkalmas kisebb helyiségeknek,
• közösségi és együttműködési tereknek,
• konyhának és étkezőnek,
• tárolóknak,
• recepciós vagy ügyfélfogadó területnek,
• valamint adott esetben speciális munkaterületeknek.

Ha ezekből túl kevés áll rendelkezésre, könnyen előfordulhat, hogy papíron megfelelő méretű az iroda, a mindennapi használat során mégis zsúfoltnak vagy rosszul szervezettnek érződik.

A kihasználtság fontosabb lehet, mint a négyzetméter

Két azonos alapterületű iroda között jelentős különbség lehet abban, hogy mennyire hatékonyan használható a rendelkezésre álló tér.

Az alaprajz, az épület szerkezete, az oszlopok elhelyezkedése, a természetes fény, a közlekedők aránya és a helyiségek kialakíthatósága mind befolyásolja a tényleges használhatóságot.

Egy jól tervezhető, hatékony alaprajzú iroda kisebb alapterületen is jobban működhet, mint egy nagyobb, de kedvezőtlenebb kialakítású terület.

Ezért az ajánlatok összehasonlításakor nemcsak azt érdemes vizsgálni, hogy hány négyzetmétert kínál az adott iroda, hanem azt is, hogy ebből a területből mennyi használható fel valóban hatékonyan.

Érdemes előre gondolkodni a létszámváltozással

Egy irodabérleti szerződés jellemzően több évre szól, miközben egy vállalat létszáma és működése akár rövid idő alatt is jelentősen változhat.

Ezért az irodaméret meghatározásakor nemcsak a jelenlegi állapotot, hanem a következő évek várható fejlődését is célszerű figyelembe venni.

Ha a vállalat növekedést tervez, érdemes megvizsgálni például:

• van-e lehetőség későbbi területbővítésre az épületen belül,
• kialakítható-e több munkaállomás a jelenlegi területen,
• mennyire rugalmas az iroda belső elrendezése.

Ugyanakkor a túl nagy terület kiválasztása sem feltétlenül előnyös. A kihasználatlan négyzetméterek hosszú éveken keresztül felesleges költséget jelenthetnek.

A cél tehát nem feltétlenül a lehető legnagyobb iroda megtalálása, hanem az, hogy a vállalat megfelelő tartalék mellett se fizessen jelentős, tartósan kihasználatlan területért.

A hibrid munkavégzés új kérdéseket hozott

A hibrid munkavégzés sok vállalat számára lehetővé tette a területigény újragondolását.

Ez azonban nem feltétlenül jelenti azt, hogy automatikusan kisebb irodára van szükség.

Miközben kevesebb állandó munkaállomás is elegendő lehet, gyakran nő az igény a tárgyalók, projektterek, közösségi zónák és informális találkozóhelyek iránt.

Az iroda szerepe sok esetben megváltozott: a napi egyéni munkavégzés mellett egyre inkább a személyes együttműködés, a csapatépítés és a vállalati kultúra egyik fontos helyszínévé vált.

Ezért a megfelelő irodaterület meghatározásánál nemcsak azt kell megvizsgálni, hány ember dolgozik bent egy adott napon, hanem azt is, milyen tevékenységekre használják az irodát.

A túl kicsi iroda is jelenthet költséget

A kisebb terület első látásra kedvezőbb megoldásnak tűnhet, hiszen alacsonyabb havi bérleti költséget jelenthet.

Ha azonban a terület már a beköltözéskor szűkös, annak később komoly következményei lehetnek.

Túlzsúfoltság, kevés tárgyaló, zajos munkakörnyezet vagy folyamatos helyhiány esetén romolhat a munkavállalói élmény és a hatékony működés.

Egy idő előtti újabb költözés pedig jóval nagyobb költséget jelenthet, mint amennyit a vállalat eredetileg a kisebb iroda választásával megtakarított.

Az ideális méretet nem önmagában kell meghatározni

A megfelelő irodaterület mindig a vállalat működésének, munkamódszerének és jövőbeli terveinek függvénye.

Éppen ezért az irodakeresés előtt célszerű részletesen meghatározni:

• a jelenlegi és várható létszámot,
• az irodai jelenlét gyakoriságát,
• a szükséges munkaállomások számát,
• a tárgyalók és közösségi terek arányát,
• az ügyfélfogadás igényeit,
• valamint a következő évekre tervezett növekedést vagy átalakulást.

Egy pontosan meghatározott területigény nemcsak a keresést teszi gyorsabbá, hanem azt is segít elkerülni, hogy a vállalat olyan irodák között válogasson, amelyek hosszú távon valójában nem felelnek meg az igényeinek.

A megfelelő iroda nem feltétlenül a legnagyobb

A jó irodaválasztás egyik legfontosabb kérdése nem az, hogy mekkora terület áll rendelkezésre, hanem hogy az adott terület mennyire hatékonyan támogatja a vállalat működését.

A TCL az irodakeresés kezdeti szakaszában segít pontosítani a vállalat terület-, lokációs és kialakítási igényeit, majd ezek alapján feltérképezi a releváns budapesti irodalehetőségeket.

Új irodát keres, de nem biztos abban, mekkora terület lenne ideális vállalata számára?

Érdemes már a keresés előtt pontosítani az igényeket, hogy valóban csak azokat a lehetőségeket kelljen összehasonlítani, amelyek hosszú távon is megfelelő megoldást jelenthetnek.