Irodabérlés Budapesten: 7 szempont, amit érdemes átgondolni a döntés előtt

Egy új iroda kiválasztása jóval többről szól, mint a megfelelő négyzetméter megtalálásáról. A lokáció, a kialakítás, az üzemeltetési költségek, a munkatársak igényei és a vállalat jövőbeli tervei egyaránt meghatározzák, hogy egy adott iroda hosszú távon valóban jó döntés lesz-e.

A budapesti irodapiac széles kínálata egyszerre jelent előnyt és kihívást. Minél több lehetőség érhető el, annál fontosabb, hogy a keresés már az elején világos szempontok mentén induljon el.

1. Ne csak a jelenlegi létszámból induljon ki

Az egyik leggyakoribb hiba, amikor egy vállalat kizárólag a jelenlegi dolgozói létszám alapján határozza meg a szükséges irodaterületet.

Érdemes figyelembe venni:

• a várható létszámbővülést,
• a hibrid munkavégzés arányát,
• a tárgyalók és közösségi terek iránti igényt,
• az egyes csapatok eltérő munkamódszereit,
• valamint a következő néhány év üzleti terveit.

Egy megfelelően megválasztott iroda nemcsak a jelenlegi működést szolgálja ki, hanem bizonyos mértékű rugalmasságot is biztosít a vállalat számára.

2. A lokáció nem csak presztízskérdés

A megfelelő városrész kiválasztásánál természetesen fontos a vállalat megjelenése és pozicionálása, de legalább ennyire meghatározó a munkatársak számára biztosított elérhetőség.

Érdemes megvizsgálni többek között:

• a tömegközlekedési kapcsolatokat,
• az autós megközelíthetőséget,
• a parkolási lehetőségeket,
• a kerékpáros infrastruktúrát,
• valamint a környék szolgáltatásait.

Egy jól megközelíthető iroda a munkavállalói elégedettségre és akár a toborzás eredményességére is pozitív hatással lehet.

3. Ne csak a bérleti díjat hasonlítsa össze

Két iroda első pillantásra hasonló árúnak tűnhet, miközben a teljes havi költségük között jelentős különbség lehet.

A bérleti díj mellett számolni kell többek között az üzemeltetési díjjal, a parkolással, az energiafelhasználással, az esetleges kialakítási költségekkel és más kapcsolódó tételekkel is.

Ezért az ajánlatokat érdemes mindig teljes költségszinten összehasonlítani.

A megfelelő kérdés nem feltétlenül az, hogy:

„Melyik iroda négyzetméterára a legalacsonyabb?”

Hanem inkább az:

„Melyik megoldás biztosítja számunkra a legjobb összköltséget és feltételeket?”

4. Vizsgálja meg, mennyi átalakítás szükséges

Egy már kialakított, azonnal használható iroda jelentősen lerövidítheti a költözési folyamatot.

Más vállalatok számára ugyanakkor fontosabb lehet, hogy teljes mértékben saját működésükhöz igazíthassák a teret.

Érdemes már a keresés kezdetén eldönteni:

• kész irodát keresnek,
• részben átalakítható területet szeretnének,
• vagy teljesen egyedi kialakításban gondolkodnak.

A szükséges átalakítások nemcsak a költségeket, hanem a beköltözés időpontját is jelentősen befolyásolhatják.

5. Gondoljon a munkavállalói élményre is

Az iroda ma már sok vállalatnál nem egyszerűen munkavégzési helyszín.

A hibrid munkavégzés elterjedésével egyre fontosabb lett, hogy az iroda olyan környezetet biztosítson, amely miatt a munkatársak szívesen mennek be személyesen is.

Ebben szerepet játszhat:

• a természetes fény,
• a megfelelő akusztika,
• a közösségi terek,
• a tárgyalók száma,
• az étkezési lehetőségek,
• a kerékpártároló és öltöző,
• valamint az épület környezetében található szolgáltatások.

Egy jól megválasztott iroda egyszerre támogatja a hatékony munkavégzést és a vállalati kultúrát.

6. A szerződéses feltételek ugyanolyan fontosak, mint maga az iroda

A megfelelő ingatlan megtalálása után következik a tárgyalás egyik legfontosabb része: a bérleti feltételek kialakítása.

A bérleti időszak hossza, a költségek indexálása, a biztosítékok, a kialakítás finanszírozása vagy a későbbi bővítési lehetőségek mind jelentős hatással lehetnek a vállalat hosszú távú kötelezettségeire.

Ezért két hasonló iroda közül nem feltétlenül az jelenti a kedvezőbb megoldást, amelyiknek alacsonyabb a kiinduló bérleti díja.

A teljes ajánlati struktúrát érdemes vizsgálni.

7. Ne csak néhány ismert irodaházból válasszon

Budapesten számos különböző kategóriájú, lokációjú és kialakítású iroda érhető el.

Ha egy vállalat kizárólag azokat az épületeket vizsgálja meg, amelyeket már korábban ismert, könnyen kimaradhatnak olyan lehetőségek, amelyek árban, elhelyezkedésben vagy kialakításban jobban megfelelnének az igényeinek.

Éppen ezért érdemes a keresést szélesebb piaci áttekintéssel kezdeni, majd az előre meghatározott szempontok alapján fokozatosan leszűkíteni a kínálatot.

A megfelelő iroda megtalálása strukturált folyamat

Egy irodakeresés során több tucat szempontot és számos ajánlatot kell összehasonlítani. A megfelelő előkészítéssel azonban a folyamat jelentősen egyszerűbbé és átláthatóbbá válhat.

A Tower Commercial Leasing a teljes budapesti irodapiac kínálatából térképezi fel azokat a lehetőségeket, amelyek megfelelnek ügyfelei lokációs, méret-, kialakítási és költségigényeinek.

A releváns ajánlatokat strukturált, összehasonlítható formában mutatjuk be, így ügyfeleinknek nem szükséges egyenként felkutatniuk és megkeresniük az egyes irodaházakat.

Új irodát keres Budapesten?

Mondja el, milyen lokációt, alapterületet, kialakítást és költségkeretet keres, és segítünk feltérképezni a releváns piaci lehetőségeket.