Mikor érdemes elkezdeni az irodakeresést a bérleti szerződés lejárta előtt?

Egy iroda bérleti szerződésének lejárata első pillantásra távoli határidőnek tűnhet. Sok vállalat ezért csak néhány hónappal a szerződés vége előtt kezd el foglalkozni azzal, hogy maradjon-e a jelenlegi helyén, vagy új irodát keressen.

Az irodapiacon azonban a megfelelő döntéshez időre van szükség. Az igények felmérése, a piaci lehetőségek feltérképezése, az irodák megtekintése, az ajánlatok összehasonlítása, a tárgyalások és egy esetleges költözés előkészítése akár hosszabb folyamatot is jelenthet.

Éppen ezért az irodakeresést érdemes jóval a jelenlegi szerződés lejárta előtt elkezdeni.

Miért probléma, ha túl későn indul el a keresés?

Minél közelebb kerül egy vállalat a jelenlegi bérleti szerződésének végéhez, annál kisebb lesz a mozgástere.

Ha kevés idő marad, könnyen előfordulhat, hogy a döntést már nem kizárólag az iroda minősége, a lokáció vagy a pénzügyi feltételek határozzák meg, hanem egyszerűen az, hogy melyik lehetőség érhető el megfelelő időben.

Ez különösen akkor jelenthet problémát, ha az új iroda átalakítást igényel, vagy a vállalat működése miatt összetettebb költözési folyamatra van szükség.

A korai kezdés ezzel szemben lehetőséget ad arra, hogy valódi alternatívák közül válasszon.

Az első lépés nem feltétlenül az irodakeresés

A folyamatot érdemes a vállalat jelenlegi helyzetének felmérésével kezdeni.

Fontos kérdések lehetnek például:

• Megfelel még a jelenlegi iroda mérete?
• Várható létszámbővülés vagy csökkenés?
• Hogyan változott a hibrid munkavégzés aránya?
• Elegendő tárgyaló és közösségi tér áll rendelkezésre?
• Megfelelő a lokáció a munkatársak számára?
• Mekkora havi költségkeretet szeretne a vállalat tartani?
• Változtak-e az iroda műszaki vagy fenntarthatósági elvárásai?

Ezek megválaszolása segít abban, hogy a keresés már eleve releváns lehetőségekre koncentráljon.

Érdemes a maradást és a költözést egyszerre vizsgálni

A szerződés lejárata nem feltétlenül jelenti azt, hogy költözni kell.

Előfordulhat, hogy a jelenlegi iroda továbbra is jól megfelel a vállalat számára, és megfelelő feltételek mellett a szerződés meghosszabbítása jelenti a legjobb megoldást.

A döntéshez azonban fontos tudni, milyen alternatívák érhetők el a piacon.

Ha a vállalat tisztában van azzal, hogy hasonló költségszinten milyen más irodák állnak rendelkezésre, sokkal megalapozottabban tud dönteni a maradás és a költözés között.

A piaci összehasonlítás a jelenlegi bérleti feltételek újratárgyalása során is hasznos lehet.

Mennyi időt igényel egy új iroda kiválasztása?

Nincs minden vállalatra érvényes pontos időtartam.

Egy kisebb, azonnal használható iroda esetében a folyamat viszonylag gyors lehet. Egy nagyobb vállalatnál azonban már az igények meghatározása és a megfelelő ingatlan kiválasztása is több időt vehet igénybe.

A folyamat jellemzően több szakaszból áll:

1. az igények pontos meghatározása,
2. a releváns piaci lehetőségek feltérképezése,
3. az ajánlatok összehasonlítása,
4. a kiválasztott irodák megtekintése,
5. pénzügyi és szerződéses tárgyalások,
6. az iroda kialakítása,
7. a költözés megszervezése.

Minél nagyobb a szükséges terület, illetve minél speciálisabbak az elvárások, annál több időt érdemes hagyni a folyamatra.

A korai keresés jobb tárgyalási pozíciót jelenthet

Az idő nemcsak a választási lehetőségek miatt fontos.

Ha egy vállalatnak nincs közvetlen költözési kényszere, sokkal nyugodtabban tudja mérlegelni az ajánlatokat és tárgyalni a feltételekről.

Ezzel szemben egy közelgő szerződéslejárat jelentősen csökkentheti ezt a rugalmasságot.

A megfelelő felkészülési idő lehetőséget ad arra, hogy ne az első elfogadható ajánlat mellett kelljen dönteni, hanem több releváns alternatívát lehessen összehasonlítani.

Nemcsak a bérleti díjat érdemes figyelni

Egy új iroda kiválasztásánál könnyű kizárólag a négyzetméterenkénti bérleti díjra koncentrálni.

A tényleges költségeket azonban számos más tényező is befolyásolja, például:

• az üzemeltetési díj,
• az energiafelhasználás,
• a parkolási költségek,
• a kialakítás költsége,
• a bérleti időszak hossza,
• az indexálás,
• valamint az esetleges bérbeadói hozzájárulások.

Az ajánlatokat ezért mindig teljes költség és szerződéses struktúra alapján érdemes összehasonlítani.

Mikor kezdje el a vállalat az irodakeresést?

Általánosságban igaz, hogy minél összetettebb az igény, annál korábban érdemes elkezdeni a lehetőségek vizsgálatát.

Nem szükséges azonnal döntést hozni vagy elköteleződni. A korai piaci felmérés célja elsősorban az, hogy a vállalat időben lássa:

• milyen irodák érhetők el,
• milyen árszintekkel lehet számolni,
• milyen kompromisszumokra lehet szükség,
• és hogy a jelenlegi iroda mennyire versenyképes a piaci alternatívákhoz képest.

Ez az információ már önmagában is jelentősen megkönnyítheti a későbbi döntést.

A megfelelő időzítés több lehetőséget jelent

Egy iroda kiválasztása hosszú távú üzleti döntés, ezért nem érdemes az utolsó pillanatra hagyni.

A megfelelő felkészülési idő nagyobb választási szabadságot, jobb összehasonlíthatóságot és erősebb tárgyalási pozíciót biztosíthat.

A Tower Commercial Leasing a teljes budapesti irodapiac áttekintésével segít felmérni, milyen lehetőségek felelnek meg a vállalat lokációs, méret-, kialakítási és költségigényeinek.

Közeledik jelenlegi irodabérleti szerződésének lejárata?

Érdemes időben megvizsgálni a lehetőségeket. Segítünk összehasonlítani a releváns budapesti irodákat, hogy a következő döntés ne időnyomás alatt szülessen meg.